BAB I : PENDAHULUAN

BAB I

PENDAHULUAN

A.  Latar Belakang Masalah

Surat adalah sarana untuk menyampaikan pernyataan – pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak satu kepihak yang lain, baik nama sendiri maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi atau instansi dalam perusahaan. Informasi yang disampaikan berupa pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, dan sebagainya.

Dalam sebuah perusahaan, pengolahan surat sangat penting dalam dunia perkantoran, sebab jika surat tidak dikelola maka akan berakibat buruk bagi perusahaan tersebut. Karena surat sangat berpengaruh dalam menentukan kemajuan suatu perusahaan, dengan adanya surat maka itu menandakan adanya hubungan kerja antara perusahaan dengan perorangan maupun dengan perusahaan lain maka apabila surat tidak dikelola dengan baik maka akan terjadi hubungan yang kurang baik antara perusahaan dengan perorangan maupun dengan perusahaan lain tersebut.

Dengan tujuan untuk mempermudah pemahaman atas penanganan surat pada PT. Kertas Leces (Persero) Probolinggo maka diperlukan prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar. Sehingga, tugas Humas dalam penanganan surat di PT. Kertas Leces (Persero) Probolinggo diharapkan mampu menciptakan alur komunikasi dan citra yang positif bagi perusahaan demi memperoleh mitra kerja yang bisa menciptakan hubungan yang saling menguntungkan.

Memperhatikan latar belakang diatas, maka dengan ini penulis berkesimpulan untuk menyusun laporan On the Job Training dengan judul “Prosedur Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada PT. Kertas Leces (Persero) Probolinggo”.

B.  Rumusan Masalah

Dengan memperhatikan latar belakang masalah diatas maka penulis merumuskan permasalahan yang diambil dalam laporan ini adalah “Bagaimana Prosedur Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada PT. Kertas Leces (Persero) Probolinggo?”

C.  Tujuan On The Job Training dan Penulisan Laporan

1.    Tujuan On the Job Training (OJT)

a)    Bagi Mahasiswa

1)   Sebagai tolak ukur persiapan bagi mahasiswa untuk memasuki dunia kerja yang sesungguhnya.

2)   Melatih mahasiswa agar dapat bekerja serta mandiri sehingga dapat menjadi rekan kerja yang mampu mengembangkan potensi dan keahlian masing – masing.

3)   Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk melakukan praktek kerja   pada   perusahaan   secara   nyata   sehingga   dapat    mempercepat

terbentuknya pribadi yang siap kerja.

b)   Bagi PT. Kertas Leces (Persero)

1)   Memberikan kesempatan bagi peserta OJT untuk berprestasi serta mampu mengembangkan kemampuannya menjadi tenaga kerja yang profesional.

2)   Agar dapat menghasilkan tenaga kerja yang memiliki keahlian dan etos kerja yang sesuai dengan tuntutan pekerjaan.

c)    Bagi Wearnes Education Center

1)   Untuk meningkatkan mutu dan kualitas mahasiswa dalam proses pendidikan dan pelatihan kerja yang berpotensi.

2)   Untuk memperkenalkan Lembaga Pendidikan Wearnes Education Center kepada perusahaan yang bersangkutan.

3)   Menyiapkan calon – calon tenaga kerja yang mempunyai pengalaman kerja.

4)   Menjalin kerjasama dengan instansi atau perusahaan yang bersangkutan.

2.    Tujuan Penulisan Laporan

Adapun tujuan dari penulisan laporan ini adalah untuk mengetahui prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada bagian humas di PT. Kertas Leces (Persero) Probolinggo.

D.  Kegunaan On The Job Training dan Penulisan Laporan

1.    Kegunaan On the Job Training (OJT)

a)    Bagi Mahasiswa

1)   Dengan diadakannya On the Job Training (OJT) maka mahasiswa dapat mengetahui dan mengenal lebih jauh tentang dunia kerja yang sesungguhnya.

2)   Dapat menciptakan kedisiplinan, kemandirian dan menciptakan pribadi yang bermental kuat serta dapat menerapkan keahlian yang selama ini diperoleh di lembaga pada saat mengikuti perkuliahan.

b)   Bagi PT. Kertas Leces (Persero)

1)   Dengan adanya On the Job Training (OJT) secara tidak langsung perusahaan atau instansi merasa terbantu dalam pelaksanaan operasionalnya.

2)   Dapat menyeleksi peserta On the Job Training (OJT) untuk ditempatkan atau langsung terjun ke dunia kerja.

c)    Bagi Wearnes Education Center

1)   Sebagai tolak ukur sejauh mana lembaga berhasil mendidik mahasiswanya sehingga mereka dapat menyalurkan kemampuan yang selama ini mereka peroleh.

2)   Menambah mitra kerja, baik lembaga pendidikan maupun instansi – instansi.

2.    Kegunaan Penulisan Laporan

a)    Bagi Mahasiswa

1)   Mahasiswa dapat lebih mengerti dan memahami tentang prosedur penanganan surat masuk di bagian Humas pada Pt. Kertas Leces (Persero) Probolinggo.

2)   Mahasiswa lebih memahami dan mendalami mata kuliah yang telah didapat selama kuliah, khususnya mata kuliah metode penulisan.

b)   Bagi PT. Kertas Leces (Persero)

1)   Sebagai masukan yang diharapkan dapat membantu dan menyelesaikan masalah atau kendala yang ada.

2)   Dapat mengetahui kemampuan mahasiswa yang dapat menjadi salah satu bahan pertimbangan perekrutan tenaga kerja.

c)    Bagi Wearnes Education Center

1)   Agar pembaca khususnya penulis dapat mengetahui prosedur penanganan surat masuk di PT. Kertas Leces (Persero) Probolinggo.

2)   Sebagai tolah ukur lembaga dalam mendidik mahasiswa untuk mencetak calon – calon kerja yang siap bersaing.

E.  Ruang Lingkup Masalah

Ruang lingkup penulisan yang penulis sajikan dalam laporan On the Job Training (OJT) tidak mencakup keseluruhan kegiatan yang ada pada PT. Kertas Leces (Persero) Probolinggo, akan tetapi penulis membatasi ruang lingkup dengan menekankan pada prosedur penanganan surat di bagian Humas pada PT. Kertas Leces (Persero) Probolinggo.

F.   Jenis dan Sumber Data

1.    Jenis data

Adapun jenis data yang penulis gunakan dalam laporan ini adalah data kualitatif yang berupa uraian suatu masalah tanpa adanya proses perhitungan. Contoh : gambar umum perusahaan, struktur organisasi.

2.    Sumber data

a)    Data Primer

Sumber data yang diperoleh secara langsung dari objek pengamatan. Dalam hal ini PT. Kertas Leces (Persero) terutama pada bagian Humas.

b)   Data Sekunder

Selain dari penjelasan para karyawan, sebagaian dari data yang diperoleh penulis dari dokumen – dokumen perusahaan dan dari buku referensi perpustakaan.

G. Teknik Pengumpulan Data

Untuk mengumpulkan data – data yang penulis gunakan menyusun laporan ini, maka penulis melakukan 3 pengamatan antara lain :

1.    Pengamatan (Observasi)

              Cara pengumpulan data dengan melakukan sebuah pengamatan secara langsung tentang kegiatan prosedur penanganan surat masuk di PT. Kertas Leces (Persero) Probolinggo.

2.    Wawancara (Interview)

Cara pengumpulan data dengan tanya jawab secara langsung kepada pembimbing On the Job Training (OJT) dan pada karyawan yang diberikan wewenang untuk memberikan informasi yang bersangkutan dengan prosedur penanganan surat masuk di PT. Kertas Leces (Persero) Probolinggo.

3.    Dokumentasi

Teknik dokumentasi adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mempelajari dokumen – dokumen yang berhubungan dengan topik yang dibahas. Dalam hal ini penulis mempelajari tata cara menerima surat setiap surat masuk di PT. Kertas Leces (Persero) Probolinggo.

4.    Studi Pustaka

Studi pustaka adalah cara pengumpulan data dengan cara mengambil data – data yang terkait dengan materi pembahasan berdasarkan pada buku referensi.