BAB III : PENYAJIAN DATA DAN PEMBAHASAN

BAB III

PENYAJIAN DATA DAN PEMBAHASAN

A.  Penyajian Data

1.    Sejarah Singkat PT. Kertas Leces (Persero) Probolinggo

Pabrik Kertas Letjes didirikan oleh Pemerintah Nederland Oost Indie tahun 1939, dan tanggal 22 Februari 1940 mulai beroperasi secara resmi. Pabrik Kertas Letjes adalah pabrik kertas tertua kedua di Indonesia setelah Pabrik Kertas Padalarang milik perusahaan N.V. Papier Fabriek Nijmegen Nederland. Kapasitas produksi Pabrik Kertas Letjes saat itu adalah 10 ton/hari, dengan menggunakan bahan baku jerami dan menghasilkan kertas tulis dan cetak. Mesin kertas yang digunakan buatan Escher Wyss G.m.b.H Jerman Barat.

Berdasarkan Undang-Undang Nasionalisasi No.86/1957 dan Peraturan Pemerintah No.23/1958, maka pada tahun 1958 Pabrik Kertas Letjes diambil alih oleh pemerintah Indonesia. Dengan adanya Undang-Undang No.19/1960 dan PP No.137/1961 maka manajemen Pabrik Kertas Letjes ditangani oleh Board of Management (BOM) Padalarang-Letjes. Sejak tahun 1961 Pabrik Kertas Letjes berubah menjadi Perusahaan Negara Letjes di bawah Badan Pimpinan Umum Industri Kimia. Pada bulan November 1983, dengan akte Notaris No.24 nama perusahaan diubah menjadi PT. Kertas Leces (Persero).

Pengembangan PT. Kertas Leces (Persero) diawali pada tahun 1959 ketika pimpinan BOM Padalarang-Letjes melakukan penelitian mengenai kemungkinan untuk mengembangkan pabrik yang didasarkan pertimbangan-pertimbangan sebagai berikut :

a.    Kebutuhan kertas masih tinggi.

b.    Banyak tersedianya bahan baku jerami dan bagasse di sekitar pabrik.

c.    Letak geografis pabrik yang sangat menguntungkan jika ditinjau dari segi pengadaan, pemasaran, transportasi dan tenaga kerja.

Berdasarkan keputusan MPRS No. II/1960 pada tahun 1960 BOM Padalarang-Letjes menempatkan sebuah tim perluasan di Leces yang bertugas untuk :

a.    Memperluas dan meningkatkan kapasitas produksi pabrik.

b.    Mengembangkan pembuatan peralatan, unit permesinan dan suku cadang untuk industri kertas bersama-sama dengan industri mesin di Jawa Timur.

c.    Mengembangkan Pabrik Kertas Leces sebagai pusat Pengembangan Teknologi Pulp dan Kertas melalui Research dan Development.

d.   Mengembangkan fungsi sosial Pabrik Kertas Leces terhadap masyarakat, lingkungan dan wilayah disekitarnya.

2.    Perkembangan PT. Kertas Leces (Persero) Probolinggo

Perkembangan dan pertumbuhan PT. Kertas Leces (Persero) secara global dapat dipisahkan menurut periodesasinya :

a.    Periode awal mula pendirian (1938-1958)

b.    Periode ambil alih dan konsolidasi Penguasaan Manajemen oleh bangsa Indonesia (1958-1960)

c.    Periode Persiapan Pengembangan dan Pembangunan Tahap I (1960-1970)

d.   Periode optimasi Tahap I (1971-1975)

e.    Periode Pembangunan Tahap II (1976-1978)

f.       Periode Pembangunan Tahap III (1979-1984)

g.    Periode Pembangunan Tahap  IV (1980-1986)

h.    Periode Konsolidasi Menuju Orientasi Penguasaan Pasar (1987-dst).

Uraian berikut ini akan menyampaikan periode pengembangan setelah manajemen PT. Kertas Leces diambil alih oleh bangsa Indonesia sampai saat ini.

a.    Periode Perkembangan Tahap I

Periode Pengembangan meliputi Periode Persiapan Pengembangan dan Pembangunan Tahap I serta periode optimasi Tahap I. Pemerintah memutuskan untuk melaksanakan pembangunan pabrik atas dasar pertimbangan di atas. Sedangkan pengembangan tahap I tersebut dimulai pada tahun 1960, meliputi :

1)   Modernisasi pabrik kertas yang lama (unit I) untuk meningkatkan kualitas serta kapasitas produksi pabrik tersebut.

2)   Membangun pabrik pulp dan pabrik kertas terpadu (unit II) dengan kualitas pabrik pulp 15 ton bone dry bleached straw pulp per hari dan kapasitas pabrik kertas 60 gsm 20 ton per hari.

Pengembangan tahap I ini dimulai pada tanggal 19 Agustus 1968 dengan kontraktor utama Escher Wyss dan dibiayai oleh Deutsche Bank AG, Frankfurt. Mesin-mesin dipasok oleh Escher Wyss G.m.b.H, Krauss Maffei AG, Siemens Schukertwenke AG.

Pada bulan April 1970 dilakukan operasi komersial dan pada akhir 1972 kapasitas desain tercapai. optimasi tahap I dilakukan pada 1975, optimasi ini berhasil meningkatkan kapasitas produksi dari 9.000 ton per tahun menjadi 15.000 ton per tahun. Peningkatan yang sedikit demi sedikit dari kapasitas produksi dicapai dengan menggunakan investasi kecil sekitar 2-3% dari netto penjualan per tahun.

b.    Periode Perkembangan Tahap II

Karena masih belum tercukupinya kebutuhan kertas dalam negeri dan masih tersedianya pendukung untuk mengembangkan pabrik menjadi lebih besar, maka dilakukan pengembangan tahap II (1976-1978) yang meliputi :

1)   Penambahan dan pergantian beberapa mesin serta pemakaian proses baru pada pabrik pulp, sehingga kapasitas produksi mencapai 60 ton bone dry bleached straw pulp per hari.

2)   Penambahan dan pergantian mesin-mesin pada pabrik kertas I dan pabrik kertas II, sehingga dapat mencapai kapasitas produksi 80 ton per hari kertas tulis dan cetak (HVS dan HVO) dengan gramatur 60 gsm.

3)   Penambahan beberapa mesin di unit penyempurnaan (Finishing Unit).

4)   Pembangunan Chlorine Alkali Plant (CAP) yang memproduksi soda dengan kapasitas 6 ton per hari serta kaporit yang diperlukan dalam proses pembuatan pulp.

5)   Penambahan beberapa generator listrik, boiler dan lain-lain.

Hasil dari program pengembangan tahap II ini adalah kenaikan kapasitas produksi unit I dari 3.000 ton/tahun menjadi 9.500 ton/tahun. Dan pada unit II dari 12.000 ton/tahun menjadi 22.150 ton/tahun, sehingga total produksi unit I dan II menjadi 31.650 ton/tahun.

c.    Periode Perkembangan Tahap III

Pada tahun 1974 dilakukan studi pergantian jerami dengan bagasse (ampas tebu) oleh Stadler Hutler Ltd. Hasil analisa ekonomi menunjukkan bahan baku bagasse memenuhi persyaratan skala produksi yang ekonomis. Bahan baku tersebut diambil dari pabrik gula (PG) yang ada di sekitar Jawa Timur, antara lain PG Jatiroto dan PG Semboro serta beberapa pabrik gula kecil yang letaknya ±50 km dari PT. Kertas Leces (Persero).

Pengembangan tahap III dimulai dengan evaluasi tender pada awal tahun 1979. Kontraktor pembangunan tahap III ini adalah Voest Alpine AG, Austria. Pembangunan tahap III dilaksanakan awal tahun 1980 dan selesai pada tahun 1983.

Pada pengembangan tahap III ini juga dilakukan penambahan pabrik pulp dan paper mill untuk jenis kertas tulis cetak, tissue paper machine, dan coating machine, sehingga setelah tahap III ini selesai kapasitas produksi PT. Kertas Leces menjadi 340 ton per hari.

Selain itu dibangun juga unit-unit pembantu, antara lain : Chemical Recovery Plant (CRP), Steam Power Plant, Effluent Treatment Plant (ETP), Perluasan Unit Chlorine Alkali Plant  (CAP), dan lain-lain.

d.   Periode Perkembangan Tahap IV

Bersamaan dengan dibangunnya unit III, pemerintah menugaskan PT. Kertas Leces (Persero) untuk memenuhi kebutuhan kertas koran dalam negeri dengan pembangunan unit IV yang diharapkan dapat memproduksi kertas koran dengan kapasitas 90.000 ton/tahun dengan menggunakan bahan baku dan proses yang digunakan dalam pembuatan pulp adalah Bagasse Thermo Mechanical (TMP), Rice Straw Semi Chemical dan Chemical Recovery dengan sistem Conventional Combustion Engineering yang dilengkapi dengan Desilication Unit dari Krauss Maffei. Namun, saat ini proses tersebut sudah tidak beroperasi lagi. Pembangunan unit IV ini dilengkapi dengan beberapa unit yang bertujuan untuk menjaga kelancaran proses dan memelihara lingkungan, yaitu :

1)   Moist and Wet Dephiting serta fasilitas transportasi bagasse seperti gerbong kereta api.

2)   Unit penyempurnaan (Finishing Unit).

3)   Penambahan steam power plant.

4)   Penyediaan sumber air dari mata air.

5)   Perluasan terminal bahan bakar.

6)   Chemical Recovery Plant and Chemical Preparation Plant (CRP) yang digunakan untuk mengambil kembali bahan kimia yang terkandung dalam black liquor (lindi hitam) dan merupakan sebagian dari pencegahan polusi yang berasal dari air buangan proses pembuatan pulp.

7)   Effluent Treatment Plant, untuk mengolah air buangan dari unit I, II, II, IV dan V dengan kapasitas 4000 m³/jam.

e.    Perkembangan Selanjutnya

Pada bulan Maret 1990 dibangun unit deinking plant untuk daur ulang kertas bekas.

3.    Lokasi Pabrik

PT. Kertas Leces (Persero) berlokasi di Kecamatan Leces, Kabupaten Probolinggo 112 km arah timur Surabaya, 12 km selatan Probolinggo atau 114 dari Pelabuhan Tanjung Perak Surabaya, 14 km dari Pelabuhan Probolinggo dan terletak ditepi jalan raya Surabaya - Jember  atau Banyuwangi.

4.    Tata Letak Pabrik

Pabrik menempati tanah seluas kurang lebih 65 ha yang terbagi menjadi tiga kawasan, yaitu :

a)    Kawasan Pabrik

Kawasan PT. Kertas Leces (Persero) terdiri dari beberapa unit terpadu, diantaranya : lima unit mesin kertas, satu unit pembuatan pulp (proses soda), satu unit PLTU, satu unit Chemical Recovery Plant, satu unit Chlor Alkali Plant, dua unit penyediaan air, dan unit pengolah limbah. Unit I dan II terletak ditengah pabrik, unit III disebelah barat unit I dan unit II, sedangkan unit IV terletak disebelah timur unit I dan II, serta unit V ditimur unit IV.

b)   Kawasan Perkantoran

Kawasan perkantoran PT. Kertas Leces (Persero) terbagi menjadi dua lokasi, yaitu didalam dan diluar kawasan pabrik. Kantor yang berada didalam lokasi pabrik adalah Plant Manager, Divisi Akuntansi & Keuangan, Divisi Litbang & Dal. Kual. Ling, Divisi SPI, Divisi Kesehatan serta kantor-kantor operasional. Kantor yang berada diluar kawasan pabrik adalah Kantor Direksi, Divisi Sekretaris Perusahaan, Divisi Logistik dan Divisi Pemasaran, Unit Umum.

c)    Kawasan Perumahan

Kawasan perumahan PT. Kertas Leces (Persero) terletak diselatan, utara dan barat pabrik. Di sebelah utara untuk tamu dan sebagian karyawan tetap dan sebelah barat merupakan perumahan direksi.

5.    Visi dan Misi PT. Kertas Leces (Persero)

a)    Visi PT Kertas Leces (Persero)

Menjadi produsen kertas yang terintegrasi berwawasan lingkungan, dan terdepan dalam persaingan global.

b)   Misi PT Kertas Leces (Persero)

1)   Menghasilkan produk yang bermutu dan mampu bersaing dipasar bebas.

2)   Meningkatkan produktifitas dan efisiensi yang berkesinambungan.

3)   Berorientasi pada keuntungan dan memberikan nilai tambah bagi pemegang saham.

4)   Memberikan kesejahteraan karyawan dan peduli terhadap masyarakat sekitar.

5)   Peduli terhadap kelestarian lingkungan serta mengutamakan keselamatan dan kesehatan kerja.

6)   Mengelola perusahaan dengan prinsip kejujuran, keterbukaan, dan tanggung jawab (good corporate governance).

6.    Struktur Organisasi, Manajemen Perusahaan dan Sumber Daya Manusia

a)    Struktur Organisasi

Struktur organisasi terbaru di PT. Kertas Leces (Persero) ditetapkan Surat Keputusan Direksi PT. Kertas Leces (Persero) No. 28/Kpts-Up/L/III/2013 tanggal 20 Februari 2013. Struktur organisasi tersebut meliputi beberapa tingkat tugas :

Gambar 2. Struktur Organisasi PT. Kertas Leces (Persero)

Sumber : Departemen Personalia PT. Kertas Leces (Persero)

b)   Pembagian Tugas

1)   Direktur Utama

Fungsi memimpin perusahaan secara keseluruhan untuk mewujudkan tujuan perusahaan, dan menyelenggarakan misi perusahaan sebagai suatu Badan Usaha Milik Negara (BUMN). Adapun tugas pokoknya antara lain:

a)    Mengkoordinir Direktur Keuangan, Produksi, Pemasaran dalam mengelolah fungsi-fungsi perusahaan serta tugas pokoknya

b)   Merumuskan dan menetapkan konsep bisnis

c)    Mengawasi dan mengendalikan jalannya usaha secara keseluruhan

2)   Direktur

Fungsi mengelola perusahaan sesuai dengan bidangnya. Tugas pokoknya antara lain :

a)    Menyusun atau menetapkan rencana pelaksanaan bidangnya

b)   Mengkoordinir, mengawasi, dan mengendalikan kegiatan-kegiatan manager di bawahnya

c)    Menyampaikan masukan dan saran secara teratur kepada Direktur Utama yang diperlukan dalam menyusun konsep bisnis

3)   General Manager Plan

Sebagai pembantu Direksi dan bertanggung jawab langsung kepada Direksi terutama produksi dan teknik.

4)   Senior Manager/ Kepala Divisi

Sebagai pembantu Direksi dan bertanggung jawab langsung kepada Direksi sesuai dengan bidangnya masing-masing serta kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh Direksi.

5)   Manager/ Kepala Departemen

Bertanggung jawab kepada Kepala Divisi dan tugasnya adalah melaksanakan kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh Kepala Divisi.

6)   Supervisor/ Kepala Bagian

Bertanggung jawab kepada Kepala Departemen dan tugasnya adalah melaksanakan kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh Kepala Departemen dan mengatur serta mengawasi kegiatan proses produksi di unit kerja masing-masing.

c)    Manajemen Perusahaan

Untuk meningkatkan eksistensi PT. Kertas Leces (Persero) dalam persaingan global, maka ditetapkan sistem manajemen yang merupakan tuntutan dari konsumen, dengan didapatkannya sertifikat tentang :

1)   Sistem Manajemen Mutu ISO 9002, didapat dari Sucofindo International Certification Services (SICS) Indonesia.

2)   Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001 : 2004, didapat dari Sucofindo International Certification Services (SICS) Indonesia.

3)   Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3), mendapatkan sertifikat dari Depnaker dengan predikat “Bendera Emas”.

Adapun kebijaksanaan perusahaan terhadap Mutu Produk, Pengelolaan Lingkungan serta Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) secara terintegrasi adalah sebagai berikut :

a)    Membuat produk bermutu yang ramah Lingkungan, secara konsisten memenuhi spesifikasi dan persyaratan produk untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan, yang dalam aktifitas Perusahaan berusaha mencegah dampak negatif yang mungkin timbul terhadap Kelestarian Lingkungan serta mengutamakan Keselamatan dan Kesehatan Kerja.

b)   Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia dan mutu produk secara terus menerus, melalui operasi kerja yang efektif dan efisien.

c)    Mematuhi Peraturan Perundangan yang berkaitan dengan Lingkungan, Keselamatan dan Kesehatan Kerja baik yang berlaku ditingkat Lokal maupun ditingkat Nasional serta berusaha memenuhi Standar Internasional.

d)   Mengevaluasi pencapaian Tujuan Sasaran Mutu, Tujuan Sasaran Lingkungan serta Tujuan  Sasaran Keselamatan dan Kesehatan Kerja dengan melaksanakan, menjaga dan menyempurnakan Sistem Manajemen Perusahaan secara berkesinambungan.

e)    Kebijakan Perusahaan merupakan Komitmen Manajemen dan seluruh Karyawan.

d)   Sumber Daya Manusia

1)   Klasifikasi dan Pengangkatan Karyawan

Pengangkatan karyawan dilakukan berdasarkan perkembangan perusahaan serta disesuaikan dengan kebutuhan tenaga kerja. Karyawan PT. Kertas Leces (Persero) dibedakan atas dasar statusnya, antara lain :

a)      Karyawan Bernomor Induk T

Menerima gaji setiap bulan termasuk didalamnya tunjangan-tunjangan seperti transportasi, akomodasi dll.

b)      Karyawan Bernomor Induk TI

Menerima upah setiap bulan yang besarnya sesuai golongan upah termasuk didalamnya tunjangan transportasi, akomodasi dll.

c)      Karyawan Honorer

Karyawan honorer adalah pegawai dari instansi pemerintah atau pensiunan yang diangkat menjadi karyawan honorer dengan jangka waktu tertentu dan menerima gaji setiap bulan.

Status karyawan menentukan batas akhir masa kerja karyawan tersebut. Untuk Karyawan bernomor induk T bila mencapai usia 56 tahun berhak untuk mendapatkan pensiunan, sedangkan karyawan bernomor induk T1 pada usia 53 tahun dengan pesangon.

2)   Jam Kerja Karyawan

Jam kerja karyawan adalah 40 jam setiap minggu. Jadwal kegiatan karyawan berdasarkan jenis pekerjaannya dapat dibedakan menjadi dua macam :

a)    Dinas Harian

Hari Senin s/d Kamis  :  pukul 07.00-16.30

Waktu istirahat            :  pukul 12.00-13.00

Hari Jumat                   :  pukul 07.00-15.30

Waktu istirahat            :  pukul 11.00-13.00

b)      Dinas Shift

Shift I                          :   pukul 07.00-15.00

Shift II                                    :   pukul 15.00-23.00

Shift III                       :   pukul 23.00-07.00

3)   Keselamatan dan Kesehatan Kerja

Berdasarkan UU No. 1/1970 tentang keselamatan kerja maka PT. Kertas Leces membangun satu unit BK3 (Badan Keselamatan dan Kesehatan Kerja). Badan ini dirintis sejak tahun 1989 dan berdiri sesuai SK Direksi No. 49/Kpts-Up/L/IX/89, bertujuan untuk :

a)    Mencegah dan mengurangi terjadinya kecelakaan, kebakaran, peledakan, penyakit akibat kerja dan pencemaran lingkungan.

b)   Mengamankan mesin, instalasi, peralatan kerja, bahan baku dan hasil produksi yang dapat menimbulkan kecelakaan atau gangguan kesehatan.

c)    Menciptakan lingkungan dan tempat kerja yang aman, nyaman dan sehat sehingga setiap karyawan dapat bekerja secara produktif, sungguh-sungguh dan terjamin keselamatannya.

7.    Pelaksanaan K3 yang ada di PT. Kertas Leces (Persero)

a.    Manajemen  tingkat atas berupa pengarahan dan kebijaksanaan.

b.    Unit Keselamatan Kerja yang membantu pembuatan kebijaksanaan dan menerangkan berbagai hal pelaksanaan kebijaksanaan.

c.    Pengawas K3 yang mengawasi kegiatan K3 yang ditetapkan dengan SK No 30/1988.

d.   Mengikutkan karyawan dalam program jamsostek dan memberikan fasilitas pemeliharaan kesehatan.

e.    Mengadakan pelatihan Pasukan Khusus Anti Kebakaran (PKAK) untuk karyawan  tertentu.

f.      Memasang papan peringatan pada tempat-tempat tertentu.

g.    Memasang dan menyiapkan alat-alat pemadam kebakaran di tempat-tempat yang  rawan terjadi kebakaran.

h.    Menyediakan alat-alat pelindung khusus bagi karyawan, seperti masker, sarung tangan, sepatu karet, helm pelindung dan lain-lain.

i.      Menyiapkan satu regu pemadam kebakaran yang selalu siap bila diperlukan dan dilengkapi dengan unit mobil pemadam kebakaran.

j.      Menyediakan poliklinik yang memadai untuk pelayanan pemeliharaan kesehatan karyawan.

Surat keputusan di atas selanjutnya dalam pelaksanaannya selalu diperbaharui. Untuk pelaksanaannya ditahun 2000/2001 didasarkan atas Surat Keputusan Direksi PT. Kertas Leces No. 57/Kpts-Up/L/VIII/2000.

Surat ini terdiri atas 5 pasal, dimana :

1.    Pasal 1, mengatur tentang pembentukan BK3 dan struktur organisasinya.

2.    Pasal 2, berisi tentang tugas dan kewajiban BK3.

3.    Pasal 3, mengenai pengaturan biaya-biaya dan pelaksanaannya di perusahaan.

4.    Pasal 4, berisi pembatalan SK Direksi no. 58/B/Kpts-Up/L/VIII/ 1999 dan SK Direksi No. 22/B/Kpts-Up/L/XII/1997.

5.    Pasal 5, berisi tentang aturan-aturan tambahan.

Untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan dan semangat kerja karyawan, maka PT. Kertas Leces menyediakan berbagai fasilitas, antara lain :

1.    Poliklinik untuk pelayanan pemeliharaan kesehatan karyawan beserta keluarganya dan penanganan secara cepat bila terjadi kecelakaan pada karyawan.

2.    Sarana olah raga bagi karyawan dan keluarganya.

3.    Sarana pendidikan TK, SD, SLTP, SMU dan D3 AMIK Taruna Dra. Zulaeha.

4.    Masjid untuk keperluan ibadah karyawan dan keluarga, serta masyarakat sekitar pabrik.

5.    Rumah dinas bagi karyawan tetap dengan prioritas sebagai berikut; karyawan senior yang bekerja lebih dari sepuluh tahun, karyawan junior yang bekerja lebih dari lima tahun, karyawan dengan jabatan tertentu lebih dari sepuluh tahun dan bagi karyawan yang dinyatakan naik oleh direksi.

8.    Laporan Kegiatan On The Job Training (OJT)

Penulis melakukan kegiatan On The Job Training (OJT) di PT. Kertas Leces (Persero) Probolinggo dengn rincian sebagai berikut:

a.    Tempat Pelaksanaan On The Job Training (OJT)

On The Job Training (OJT) dilaksanakan di PT. Kertas Leces (Persero) Probolinggo Jl. Raya Leces – Probolinggo.

b.    Waktu Pelaksanaan On The Job Training (OJT)

Penulis melaksanakan On The Job Training (OJT) mulai tanggal 1 Mei sampai dengan 31 Mei 2014 pada bagian Perpustakaan, Humas, SDM di PT. Kertas Leces (Persero) Probolinggo.

Tabel 3. 1    

Program Aktivitas On The Job Training

Nama   : Ade Erma Diah Mangesti

NIM    : 2013130207

No.	Tanggal	Program Aktivitas Harian
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31.	01 Mei 2014 02 Mei 2014 03 Mei 2014 04 Mei 2014 05 Mei 2014 06 Mei 2014 07 Mei 2014 08 Mei 2014 09 Mei 2014 10 Mei 2014 11 Mei 2014 12 Mei 2014 13 Mei 2014 14 Mei 2014 15 Mei 2014 16 Mei 2014 17 Mei 2014 18 Mei 2014 19 Mei 2014 20 Mei 2014 21 Mei 2014 22 Mei 2014 23 Mei 2014 24 Mei 2014 25 Mei 2014 26 Mei 2014 27 Mei 2014 28 Mei 2014 29 Mei 2014 30 Mei 2014 31 Mei 2014	Libur Libur Libur Libur Perkenalan perusahaan Penempatan kerja dan bimbingan mengenai tugas – tugas Melakukan inventarisasi buku – buku perpustakaan dengan menggunakan Aplikasi Ms. Excel Melakukan inventarisasi buku – buku perpustakaan dengan menggunakan Aplikasi Ms. Excel Melakukan inventarisasi buku – buku perpustakaan dengan menggunakan Aplikasi Ms. Excel Libur Libur Filling, merekap daftar hadir tamu Filling, merekap daftar hadir tamu Filling, merekap daftar hadir tamu Libur Filling, merekap daftar hadir tamu Libur Libur Membuat surat, memasukan pada ekspedisi surat diklat, mengecek email masuk, mencetak kartu cuti staf karyawan PT. Kertas Leces Mengecek email masuk, membuat surat, memasukan pada ekspedisi surat diklat Menata ruang rapat II, menata arsip surat – surat, mengikuti presentasi tentang pajak Melakukan inventarisasi buku – buku perpustakaan dengan menggunakan Aplikasi Ms. Excel Merekap data peserta evaluasi instruktur pelatihan menggunakan Aplikasi Ms. Excel Libur Libur Melakukan inventarisasi buku – buku perpustakaan dengan menggunakan Aplikasi Ms. Excel Libur Melakukan inventarisasi buku – buku perpustakaan dengan menggunakan Aplikasi Ms. Excel Libur Perpisahan dengan para staf karyawan PT. Kertas Leces Libur

9.    Permasalahan yang berhubungan dengan OJT

a.    Identifikasi Masalah

Suatu organisasi dalam mencapai tujuannya selalu dihadapkan pada satu atau beberapa permasalahan yang akan menjadi kendala dalam mencapai tujuan perusahaan tersebut.

Setelah melakukan observasi pada saat menulis melakukan On The Job Training (OJT) di PT. Kertas Leces (Persero) Probolinggo menemukan permasalahan yaitu dimana penyimpanan surat masuk dan surat keluar diletakkan dalam satu ordner (Map besar yang di dalamnya terdapat besi penjepit).

b.    Sebab Masalah

Permasalahan tersebut disebabkan karena masih kurang tersedianya perlengkapan penyimpanan arsip.

c.    Akibat Masalah

1)   Sulitnya dalam pencarian kembali arsip

2)   Memakan waktu yang cukup lama dalam pencarian surat

3)   Apabila pencarian surat tidak hati – hati akan menyebabkan rusaknya surat yang lain

d.   Alternatif Pemecahan Masalah

Dari permasalahan diatas perlu adanya penambahan perlengkapan untuk memudahkan penyimpanan surat masuk dan surat keluar.

B.  Pembahasan

Dalam prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar di PT. Kertas Leces (Persero) Probolinggo harus dilakukan dengan cepat, tepat dan teliti. Agar tidak terjadi penumpukan dan kesalahan dalam memperoleh hasil akhirnya. Dengan keberadaan arsip dinamis, baik arsip dinamis aktif maupun arsip dinamis inaktif sedikit banyak telah membantu, karena tidak semua arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif dicampur menjadi satu, tetapi bila dua hal tersebut dicampur menjadi satu yakni arsip dinamis aktif dan inaktif, maka lebih menyulitkan karyawan atau pegawai karena untuk menemukan arsip atau dokumen yang dimaksud akan membutuhkan tenaga ekstra dan waktu yang tidak sedikit. Oleh karena itu dalam pengolahan dokumen khususnya dalam penanganan ini telah dipermudah dengan penanganan dan penyimpanan arsip dinamis aktif maupun inaktif sehingga dalam proses bersangkutnya agar arsip atau dokumen  lebih spesifik dalam pengelompokannya guna mempermudah untuk menemukan informasi dibutuhkan metode – metode mengenai penanganan surat masuk dan surat keluar di PT. Kertas Leces (Persero) Probolinggo adalah sebagai berikut :

1.    Prosedur Penanganan Surat Masuk

Prosedur penanganan surat masuk pada PT. Kertas Leces (Persero) Probolinggo menggunakan lembar disposisi. Adapun tata urutannya sebagai berikut :

a.    Dari penerimaan surat masuk diserahkan kepada TU atau sekertariat atau satuan pengarah.

b.    Oleh satuan kerja pengarah, surat itu disortir terlebih dahulu dan dilampiri lembar disposisi.

c.    Pencatatan surat ke dalam buku agenda surat masuk.

d.   Surat diarahkan kepada siapa yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat.

e.    Penyampaian surat di lakukan dengan menggunakan buku ekspedisi.

2.    Penyimpanan Surat Masuk

Langkah – langkah dalam menyimpan surat pada PT. Kertas Leces (Persero) Probolinggo adalah sebagai berikut :

a.    Pemeriksaan

Hal ini dilakukan untuk mengetahui apakah surat tersebut sudah mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. Dan bila surat tersebut sudah mendapat persetujuan, maka surat tersebut segera diarsipkan.

b.    Pengkodean

Apabila surat sudah selesai diperiksa, maka bisa langsung diberi kode dan diarsipkan sesuai dengan jenis surat. Hal ini untuk mempermudah dalam pencarian kembali surat tersebut.

Gambar 3. Contoh Klasifikasi Kode Surat Masuk di PT. Kertas Leces (Persero) 

 

Sumber : Departemen Personalia PT. Kertas Leces (Persero)

3.    Urutan Sistem Penanganan Surat Masuk

Gambar 4. Skema Penanganan Surat Masuk

Sumber : Departemen Personalia PT. Kertas Leces (Persero)

a.    Diterima dari pos, travel, telegram

b.    Disortir / dipilah- pilah antara surat dinas terbuka dan surat dinas tertutup

c.    Dibuka / diperiksa kelengkapannya

d.   Diberi stempel tanggal terima dan stempel nomor agenda

e.    Diagendakan / dicatat tanggal penerimaan, asal surat, dan isi surat itu sendiri serta diberi lembar disposisi

f.     Didistribusikan ke tujuan dari masing – masing surat tersebut

g.    Diarsipkan dengan menggunakan numerik

4.    Prosedur Penanganan Surat Keluar

Prosedur penanganan surat keluar pada PT. Kertas Leces (Persero) Probolinggo sebagai berikut :

a.    Pembuatan konsep seperti penetapan tujuan, menyediakan informasi lengkap yang diperlukan, mengetahui calon penerima surat.

b.    Surat terlebih dahulu harus disetujui oleh pihak yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut.

c.    Pemberian nomor pada pada surat.

d.   Pengetikan surat, biasanya akan dilakukan hal – hal sebagai berikut : kelengkapan persyaratan, jumlah tembusan.

e.    Penandatangan surat dan pemberian cap stempel organisasi oleh orang yang bertanggung jawab terhadap isi surat tersebut.

f.       Pencatatan surat keluar pada buku agenda surat keluar.

g.    Pengiriman surat dengan cara memisahkan dahulu surat – surat yang akan dikirim oleh petugas dan mana yang akan dikirim melalui jasa pengiriman.

5.    Urutan Sistem Penanganan Surat Keluar

Prosedur penanganan surat keluar pada PT. Kertas Leces (Persero) Probolinggo adalah sebagai berikut :

Gambar 5. Skema Penanganan Surat Keluar

Sumber : Departemen Personalia PT. Kertas Leces (Persero)

a.    Dari TU pengolah super intelent.

Manager memberi paraf pada kiri tanda tangan (sebagai penagung jawab)

Diparaf pada kanan tanda tangan (sebagai korektor/konseptor)

b.    Diajukan ke Direksi untuk ditanda tangani dibuat rangkap 2

1.    Surat pakai paraf (yang berparaf disimpan sebagai arsip, tanpa distampel)

2.    Surat tanpa paraf (surat tanpa paraf dikirim)

c.    Diteliti kelengkapannya / di agenda

d.   Diberi nomor surat, stempel dan amplop lalu dikirim ke alamat tujuan