BAB II : LANDASAN TEORI

BAB II

LANDASAN TEORI

A.  Pengertian Prosedur

Prosedur adalah “sekumpulan aturan untuk menunjang sebuah penerapan suatu tindakan dalam mencapai suatu satu tujuan dasar”. (Triton, 2007:12).

Sedangkan menurut (Machali, 2009:91) “A procedure is the act or manner of proceeding in any action or process”. Prosedur adalah “perbuatan atau cara kerja dalam segala tindakan atau proses”.

B.  Pengertian Penanganan

Penanganan adalah “tindak lanjut dari sebuah masalah”. (Kamus Bahasa Indonesia Lengkap, 1997:205).

C.  Pengertian Surat

Surat adalah “alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta”. (Barthos, 2003:36).

Menurut (Amsyah, 1998:30) surat adalah “suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari satu pihak yang lain, dan fungsi surat adalah sebagai tanda bukti tertulis yang otentik, alat pengingat, dokumentasi historis, dan jaminan keamanan”.

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa surat adalah media tertulis yang digunakan untuk mengabarkan suatu informasi dari sati orang ke orang lain.

D.  Pengertian Surat Masuk

Surat masuk adalah “semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos ( kantor pos ) maupun yang diterima dari kulir ( penerima surat ) dengan mempergunakan buku pengiriman ( ekspedisi )”. (Wursanto, 1991:108).

E.  Pengertian Surat Keluar

Surat keluar adalah “segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari instansi lain atau perorangan”. (Wursanto, 1991:144 ).

F.   Pengertian PT (Perseroan Terbatas)

Perseroan Terbatas (PT) adalah “suatu badan hukum karena memiliki kekayaan sendiri yang terpisah dari kekayaan pribadi masing – masing pemegang saham”. (Swasta, 2002:59).

Menurut (Sumarni, 2003:47), Perseroan Terbatas (PT) adalah “suatu persekutuan untuk menjalankan perusahaan yang mempunyai modal usaha yang terbagi atas beberapa saham, dimana tiap sekutu atau persero turut mengambil bagian sebanyak satu atau lebih saham”.

Dalam arti Perseroan Terbatas (PT) di atas maka dapat disimpulkan bahwa Perseroan Terbatas (PT) adalah suatu perusahaan yang modalnya diperoleh dari beberapa saham dimana orang yang ikut menanam modal dapat mengambil bagiannya sebanyak satu atau lebih dari saham yang ada.

G. Pengertian Humas

Humas adalah “salah satu ilmu bidang komunikasi praktis yaitu penerapan ilmu komunikasi pada suatu organisasi / perusahaan dalam melaksanakan fungsi manajemen”. (Rahayu, 2002:07).

Selain itu, menurut (Frazier, 2004:11), Hubungan Masyarakat atau sering disingkat Humas (Bahasa Inggris : Public Relation) adalah “seni menciptakan pengertian publik terhadap suatu individu atau organisasi”.

Dari arti Humas diatas dapat disimpulkan bahwa Humas adalah sebuah sistem yang diterapkan ke dalam sebuah bagian di perusahaan dan digunakan sebagai sarana pendekatan kewilayahan atau lingkungan.

H.  Fungsi Surat

Sebagai sarana dalam penyampaian pesan secara tertulis, surat berperan dalam mencapai tujuan suatu instansi atau organisasi dalam menjalin kerjasama antar organisasi. Menurut (Barthos, 2003:36), surat memiliki fungsi sebagai berikut :

1.    Wakil dari pengirim atau penulis

2.    Bahan pembukti

3.    Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut

4.    Alat pengukur kegiatan organisasi

5.    Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak)

Dari uraian diatas mengenai fungsi surat, dapat disimpulkan bahwa surat dapat digunakan sebagai bukti yang paling akurat bila terjadi suatu permasalahan dengan pihak lain.

I.     Jenis – Jenis Surat

Menurut (Soedjito, 1993 : 13) surat yang kita buat atau kita kirimkan dapat dibeda - bedakan atas tiga jenis, yaitu :

1.    Surat pribadi / perseorangan

Surat yang dikirim oleh keluarga, sahabat, kenalan dan sebagainya, kepada keluarga, kenalan, sahabat/teman. Hubungan Karena sifatnya pribadi, dalam surat pribadi terasa hubungan santai dan mesra/intim, kadang - kadang diselingi senda gurau yang mengasyikkan.

2.    Surat resmi / dinas

Surat yang dikirim oleh kantor pemerintah/swasta kepada kantor pemerintah, atau dikirimkan oleh perseorangan kepada kantor pemerintah dan sebaliknya. Karena sifatnya yang resmi, dalam surat resmi terdapat hubungan yang bersifat lugas dan seperlunya saja.

3.    Surat niaga/dagang

Surat yang berhubungan dengan masalah perniagaan/perdagangan. Surat niaga/dagang bersifat resmi juga.

J.    Syarat – Syarat Surat Yang Baik

Menurut (Barthos, 2003:37) surat yang baik harus :

1.    Susunan isi surat yang sistematis

2.    Singkat dan tidak bertele – tele

3.    Jelas kepada siapa, darimana, tentang apa

4.    Lengkap isinya

5.    Wujud fisik yang menarik (kualitas kertas, bentuk surat, ketikan dan sebagainya)

K. Bahasa Surat

Menurut (Barthos, 2003:39) bahasa surat yang baik adalah bila menggunakan bahasa yang praktis. Yang dimaksud dengan bahasa praktis yaitu kalau :

1.    Menggunkan kata – kata minimum dan dapat dimengerti artinya oleh penulis dan penerima surat.

2.    Kata – kata yang dipergunakan adalah umum dan bukan kata – kata daerah, asing dan lain – lain.

L.       Wujud Surat

Menurut (Budiman, 2004:172) menurut wujudnya surat terbagi menjadi :

1.      Kartu Pos

Kartu pos adalah bentuk surat terbuka untuk mewartakan berita – berita pendek dan praktis, terbuat dari kertas yang agak tebal, BC, ataupun manila karton berukuran 10 cm x 15 cm. Kartu pos yang dikeluarkan PN Postel disebut kartu pos resmi. Kartu pos jenis ini dapat dibeli dikantor pos. Ada juga beberapa perusahaan yang mencetak sendiri kartu posnya sesuai dengan kop surat kantor.

Kartu pos tidak dapat digunakan untuk membahas pesan surat yang sifatnya rahasia dan juga yang panjang lebar seperti pada surat tertutup atau surat bersampul.

Kartu pos terdiri dari dua muka :

a)    Bagian muka merupakan tempat alamat pengiriman sebelah kiri dan alamat yang dikirim sebelah kanan.

b)   Bagian belakang merupakan tempat berita atau tempat isi surat.

Kartu pos juga dapat digunakan untuk keperluan niaga disamping keperluan pribadi. Dalam surat niaga, kartu pos dapat digunakan untuk menyampaikan pesanan ataupun penawaran yang singkat dan praktis.

2.      Warkat Pos

Warkat pos juga dijual di kantor pos dan dikeluarkan PN Postel : terdiri dari dua muka, seperti amplop, yaitu tempat menulis alamat si pengirim dan alamat orang yang dikirim surat. Warkat pos berwujud selembar kertas yang dilengkapi lidah – lidah untuk menempelkan lem. Ukurannya setelah dilipat atau ditutup adalah 8 cm x 12 cm. Setelah di lipat, warkat pos terlihat seperti amplop.

3.      Surat Bersampul

Surat bersampul adalah surat yang memakai amplop tertutup yang isinya mencakup berita yang cukup panjang. Dalam surat bersampul, berita lebih terjamin dan tidak diketahui orang. Disamping itu, lebih sesuai dengan etika kesopanan.

4.      Memorandum

Memorandum digunakan untuk surat menyurat yang bersifat intern dalam suatu perusahaan. Biasanya, memorandum diberikan oleh orang yang berkedudukan tinggi.

Memorandum digunakan untuk meminta informasi (nota) atau memberi informasi atau petunjuk yang sifatnya mengingatkan.